Pour formater un document Word, il faut utiliser la fonction de formatage («Format»). Si le document est important en taille, il est préférable de scinder le document en plusieurs morceaux, par exemple chapitre après chapitre dans le cas d’un livre ou d’un rapport particulièrement long (plusieurs dizaines de pages). Cela facilite le traitement du texte, tout en accélérant la vitesse de chargement du fichier, les opérations de pagination, de correction orthographique et grammaticale et de gestion de la mise en page.

Dès l’instant où l’on doit effectuer la mise en page d’un document d’une certaine complexité, il est indispensable de définir les styles qui seront utilisés dans un document. Il faut pour cela commencer par utiliser la fonction «Style» du menu «Format». On procédera à la définition des différents paramètres du style. En l’occurrence la police, le type de paragraphe, les fabulations, les bordures et trames, le nombre de colonnes, etc. A condition d’avoir installé le ou les modules linguistiques correspondants, on peut même affecter des dictionnaires de correction grammaticales et orthographiques dans d’autres langues que la langue de base à un style (avec l’option «Langue»). L’intérêt de définir des styles est que, si l’on veut modifier la mise en page une fois que l’on a terminé un document, on peut appliquer immédiatement une modification à l’ensemble des paragraphes en modifiant la feuille de style, plutôt que d’effectuer ces modifications une à une à tous les paragraphes concernés.

Insertion d’éléments dans le document
On peut aussi décider d’insérer (Barre des tâches «Insertion») un certain nombre d’éléments. Parmi ceux-ci, il n’y a pas que les sauts de pages, mais aussi les annotations, la date et l’heure, le champ, les caractères spéciaux (qui apparaissent par défaut avec la police «Symbol», mais que l’on peut changer si l’on veut d’autres signes), etc.
Pour insérer un cadre, une fois activée la fonction «Cadre» du menu «Insertion», un petit réticule («croix») apparaît en guise de curseur de sa souris. Il suffit alors de cliquer sur le bouton gauche pour indiquer où l’on veut commencer le cadre, de tenir le doigt sur le bouton et le relâcher où l’on veut que le cadre s’arrête.
On peut ensuite modifier les dimensions du cadre en actionnant avec le curseur de la souris l’une ou l’autre des huit poignées (carrés noirs situés aux quatre coins et au milieu des côtés du carré). Pour déplacer le cadre sans en modifier la taille, il faut faire apparaître le navigateur (la flèche avec une quadruple flèche à sa queue) en pointant sur le cadre avec la souris. Pour supprimer un cadre, on procédera soit en cliquant sur l’icône des ciseaux de la barre d’outils, soit en allant dans le menu «Edition» et en actionnant la fonction «Couper» avec le cadre sélectionné (la touche «Del» n’opère pas dans ce cas). On peut ensuite modifier les caractéristiques du cadre, sa position, sa dimension, l’habillage, la position entre cadre et texte, etc., en allant dans le menu «Format» et en actionnant «Cadre».
De la même manière que l’on insère un cadre, on peut aussi introduire une image en sélectionnant «Image» dans le menu «Insertion».
Cela ouvre toute une série de dessins («cliparts») préprogrammés dans Word (au format wml), mais on peut y mettre des illustrations dans de nombreux formats graphiques; il suffit d’indiquer dans quel répertoire elles se trouvent.
A noter que pour améliorer la stabilité de positionnement des illustrations (dessins et photos) dans les documents Word, il est préférable de créer préalablement un cadre, puis d’insérer l’image dans celui-ci.

Présentation de textes en plusieurs colonnes
Pour améliorer la présentation du document, on peut aussi composer le texte en colonnes. On sélectionne («noircit») les parties du texte auxquelles on désire appliquer une composition en colonnes et on va dans «Format», puis «Colonnes» et on sélectionne les différentes options proposées.
Pour ce qui est de la numérotation des pages, il faut aller dans la fonction «Numéros de page» du menu Insertion. on définit alors la position, l’alignement et si l’on désire ou non commencer la numérotation à la première page.

Personnaliser la numérotation des pages
Une fois le numéro de page inséré, si l’on clique à l’endroit du numéro, on peut encore y ajouter un format spécifique (par exemple un tiret avant et un après) ou le faire précéder de texte (par exemple: «Page»). Quand on commence à ajouter des éléments, cela fait apparaître un petit cadre hachuré autour de l’endroit de la pagination. On peut déplacer ce cadre avec la pagination à l’intérieur du pied de page en utilisant la souris.
On peut aussi indiquer le nombre de pages total du document à côté du numéro de page. Toutes ces modifications s’appliquent par ailleurs à l’ensemble des pages du document.