Le logiciel de traitement de texte Word comporte une fonction dite d’insertion automatique qui permet, en saisissant quelques caractères seulement, d’entrer une phrase entière, par exemple une formule de salutations ou de remerciement, des phrases types, etc. Pour utiliser cette fonction, il faut d’abord taper le texte une première fois. Il s’agira ensuite de noircir pour la sélectionner la partie du texte concernée par cette insertion automatique et de taper la combinaison de touche [Alt] + [F3]. Cela ouvre une fenêtre comportant le mot ou le début de la phrase en question. On peut modifier le libellé proposé dans la fenêtre de dialogue en raccourcissant la combinaison de lettres proposée par défaut.
Comment procéder?
Chaque fois que l’on écrira un texte et que l’on désirera appeler ce mot ou cette phrase, il suffira de taper la combinaison de lettres voulues et d’appuyer sur la touche [F3] pour que l’ensemble du texte prédéfini apparaisse. L’usage le plus utile de cette fonction est naturellement l’insertion des formules que l’on met habituellement à la fin d’une lettre. Par exemple, «Recevez, cher Monsieur, l’expression de mes meilleures salutations». Il faut pourtant veiller à choisir une combinaison de caractères bien spécifique de manière à s’en souvenir facilement. Par exemple, dans le cas précité: «Recevm», ou «cm» pour «Cher Monsieur».
On peut toujours revoir les parties de texte que l’on a programmées en allant dans «Outils» sur la barre des tâches de Word et activer la fonction correction automatique. On cliquera ensuite sur l’onglet «Insertion automatique» et fera défiler les entrées jusqu’à ce que l’on tombe sur celle que l’on recherche. On peut y arriver plus vite en tapant les premières lettres de l’abréviation définie (dans la zone de gauche). C’est dans cette fenêtre que l'on peut aussi modifier ou entrer directement les phrases et combinaisons de touches que l’on désire préprogrammer.
Le texte voulu vous précède
Si vous n’avez pas défini de combinaison de touches, mais entré uniquement la phrase dont vous désirez automatiser la frappe, quand vous commencerez à la saisir, vous la verrez apparaître automatiquement en dessus de la ligne où vous travaillez. Si c’est la bonne, il ne vous reste plus qu’à appuyer sur [F3] ou sur [Enter] pour confirmer que c’est bien le texte que vous entendez introduire dans le document. Cette manière de procéder présente l’avantage que vous n’avez pas à vous souvenir des multiples combinaisons de touches que vous auriez préprogrammées en suivant la première méthode.
A noter que l’on peut naturellement programmer de cette manière des parties de phrases dans une autre langue.
