Le logiciel Excel est... excellent pour effectuer des calculs de toutes sorte et de les visualiser sous forme de graphiques. Il est aussi très puissant pour sortir des séries de chiffres et de données fixes, telles que les jours de la semaine, des mois, des années ou des formules mathématiques qu'il adaptera de lui même en fonction de critères sériels.
Qu'il s'agisse d'additionner le nombre de participants inscrits à une manifestation ou de donner un ordre chronologique à des opérations (par mois, par jour, par date), il suffit de commencer par entrer les premiers éléments de la série (par exemple: lundi, mardi) dans deux cellules consécutives. Il n'y a alors plus qu'à sélectionner les deux cellules en question (en appuyant sur la touche des majuscules désignée par une flèche pointant vers le haut) et de tirer le curseur dans le sens désiré après l'avoir positionné sur le coin droit du groupe de cellules sélectionnées. Attention: ne plus maintenir le doigt sur la touche des majuscules.
Le logiciel détecte les séries
Cette fonction est appelée «Recopie incrémentielle». Elle détecte automatiquement la suite d'une série de données dès qu'on insère les premiers termes de celle-ci dans les cellules d'une ligne ou d'une colonne. C'est le cas par exemple avec des dates, des jours de la semaine, des mois, des années ou tout simplement des chiffres. On peut commencer la série avec n'importe quel terme de celle-ci, comme les jours de la semaine par mercredi, ou les mois par septembre.
Si l'on rajoute des entrées dans une ligne (ou une colonne) après avoir effectué
l'opération, on peut naturellement compléter la série. On resélectionnera les deux dernières cellules de la série, puis on tirera à nouveau le coin droit de la dernière cellule dans le sens croissant. On peut même ordonner à Excel de donner automatiquement le premier jour de chaque mois d'une année.
Une logique qui a ses limites
La logique de cette fonction est extrêmement astucieuse mais présente des limites. Si l'on entre par exemple le 1.1.2010 dans la première cellule et le 2.2.2010 dans la seconde, il insérera automatiquement le 6.3.2010 dans la troisième. Le 6 mars 2010 est le samedi de la première semaine du mois, soit un jour de plus par rapport au 1.1.2010 qui est le vendredi de la première semaine. Dans la quatrième cellule, on obtient la date du 7.4.2010, qui est le mercredi de la première semaine, à mettre en corrélation avec le 2.2.2010 qui est un mardi.
Si l'on introduit le premier dimanche du mois dans les deux premières cellules (3.1.2010 et 7.2.2010), la date insérée dans la troisième cellule sera le 14.3.2010. Ce n'est pas le premier dimanche de mars, mais le deuxième. C'est surtout le dimanche quatre semaines après le 3.2.2010. Le programme calcule en fait la série de date sur la base de quatre semaines. Raison pour laquelle on obtiendra le 18.4.2010 dans la quatrième cellule.
Des surprises à la clé
Curieusement, si l'on insère la date du premier dimanche des quatre premiers mois de l'année 2002 et que l'on cherche à obtenir de cette manière le 1er dimanche de mai, cette opération échouera lamentablement. Le programme ne fera que répéter la même série de quatre dates saisie précédemment. La logique du programme ne comprend pas ce que l'on désire lui faire sortir et affiche la copie de la série précédente. Il est donc bon de bien connaître les limites du système pour exploiter ses fonctions de manière appropriée.
Pierre-Henri Badel
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