Selon une étude européenne réalisée par Forrester Consulting, en dépit de la généralisation de la collaboration, les outils actuels ne répondent pas aux exigences d'efficacité, de fiabilité et de sécurité visant à produire des documents impactants.

99% des personnes interrogées dans le cadre de cette étude déclarent travailler de manière collaborative et 81% collaborent avec des personnes situées dans des zones géographiques différentes. Les professionnels sont toutefois parfaitement conscients des limites de leurs modes de collaboration. Pas moins de 65 % d'entre eux souhaitent par exemple accélérer la collecte d'informations, 49% voudraient utiliser moins de papier pour collecter leurs informations et 44% attendent des modes de collaboration plus attrayants.

Changer les habitudes en douceur

Les professionnels en entreprise demeurent fortement attachés aux techniques de collaboration qu'ils connaissent bien, notamment les e-mails et pièces jointes, tout en admettant que des améliorations s'imposent et qu'il existe des alternatives plus efficaces. Dorénavant, l'entreprise doit donc s'efforcer de trouver de meilleures solutions de collaboration et doit évoluer vers des méthodes innovantes, tout en tenant compte des habitudes des employés.

L'étude suggère aux départements informatiques d'adopter une approche «Design for People» et de proposer aux professionnels en entreprise européens des solutions adaptées à leur utilisation actuelle du courrier électronique. L'objectif est d'établir un lien entre les processus métiers structurés et les différentes habitudes de collaboration au quotidien.

Les entreprises européennes doivent repenser leurs modes de collaboration

«L'étude montre qu'il est primordial de tenir compte des habitudes de travail et des préférences des employés dans la planification d'un processus métier ou d'un projet informatique» explique Mark Wheeler, directeur du marketing pour le Nord de l'Europe chez Adobe.

«Pour les responsables informatiques, il s'agit maintenant de sélectionner et de développer des solutions répondant, d'une part, aux besoins des entreprises et, d'autre part, aux exigences des professionnels. Nous sommes convaincus que les outils de collaboration les plus efficaces sont ceux qui s'adaptent aux méthodes de travail des utilisateurs, sans pour autant devoir être généralisés».

Menée entre le 4 et le 22 août 2008, l'étude met en lumière les points suivants:

La technologie, à la fois amie et ennemie de la collaboration
Tout en privilégiant le téléphone et le courrier électronique, les professionnels en entreprise européens déclarent ne pas être satisfaits des modes de collaboration actuels et souhaitent leurs trouver des alternatives. Face à la nécessité absolue de collaborer avec des équipes dispersées, les responsables informatiques des sociétés européennes sont confrontés à un certain nombre de défis tactiques et stratégiques pour répondre aux mieux à leurs besoins. Ils doivent notamment sécuriser le contenu et améliorer le mode de collaboration des employés en leur proposant la technologie adéquate.

La collecte des données, obstacle à la collaboration

Si la communication en temps réel reste le mode de collaboration préféré, la compilation des réponses et l'exploitation des données entraînent souvent des redondances. En l'absence de système d'extraction et de synthèse des données collectées, l'interprétation des réponses devient une tâche essentiellement manuelle, fastidieuse et sans valeur ajoutée. L'étude conclut que les services informatiques doivent intégrer des méthodes de collecte par e-mail et par téléphone qui utilisent des approches quantifiables et engageantes, tels que les enquêtes ou formulaires permettant de recueillir et de compiler les données.

Les professionnels sont exigeants quant à la qualité des communications

Dans la mesure où les attentes en matière de qualité des communications augmentent, les professionnels en entreprise européens doivent créer des contenus de grande qualité et à fort impact. Près de la moitié d'entre eux (49%) sont amenés à créer des communications percutantes au moins une fois par mois. L'étude révèle que 87% des professionnels européens interrogés rencontrent des problèmes avec leurs outils de collaboration actuels. Elle recommande donc aux services informatiques d'adopter une approche «Design for People» afin d'aider ces professionnels à atteindre leurs objectifs tout en anticipant les changements que vont connaître leurs besoins au fur et à mesure de l'évolution des outils de collaboration et de l'Entreprise 2.0.


Les problèmes de sécurité sont sous-estimés

L'étude montre également que les habitudes de collaboration des professionnels ne sont pas en adéquation avec les préoccupations de l'entreprise en matière de sécurité. Les services informatiques doivent donc sensibiliser les professionnels en entreprise aux risques de sécurité, trouver les outils et processus limitant l'exposition des données sensibles et réduire les risques en alignant technologies, processus et individus. Les analystes Forrester précisent enfin que les services informatiques soucieux des habitudes des professionnels européens en entreprise verront dans la sécurité documentaire un excellent moyen de protéger les données sensibles.